¿Qué es un PROMPT?

Seguimos explorando cómo la Inteligencia Artificial puede facilitarnos las tareas de oficina. Hoy vamos a aprender un concepto clave: el prompt.

Un prompt no es más que la orden, instrucción o mensaje que le escribes a una IA (como ChatGPT) para que haga un trabajo por ti. Si le pides las cosas bien, te dará un resultado perfecto; si se lo pides mal, te dará una respuesta genérica que no te servirá de nada.

¿Qué DEBE tener tu prompt?

Para redactar una buena instrucción administrativa, asegúrate de incluir estos 4 elementos:

• Rol (¿Quién es la IA?): Dile qué papel debe asumir.

  • Ejemplo: "Actúa como un auxiliar administrativo."

• Contexto (¿Cuál es la situación?): Explícale el entorno.

  • Ejemplo: "Trabajas en el CEPA Giner de los Ríos de Don Benito."

• Tarea (¿Qué tiene que hacer?): Usa verbos de acción directos.

  • Ejemplo: "Organiza la lista de materiales comprados este mes."

• Formato (¿Cómo quieres la respuesta?): Especifica la estructura o el tono.

  • Ejemplo: "Preséntalo en una tabla con tres columnas: Producto, Cantidad y Precio."

¿Qué debes EVITAR al escribir?

• Escribir frases muy cortas o ambiguas: Si pides "hazme un documento", la IA no sabrá de qué tipo ni para quién.

• Dar órdenes contradictorias: Evita pedir cosas como "haz un resumen muy detallado".

• Olvidar el tono: Si no especificas que es para un entorno profesional, puede responderte con un lenguaje demasiado informal.

• Incluir datos reales y privados: ¡Muy importante! Nunca introduzcas nombres reales de alumnos, DNI, teléfonos ni datos bancarios por cuestiones de privacidad.

Aquí tienes un ejemplo práctico, claro y listo para usar en Gemini.

Ejemplo de Prompt:

"Actúa como un auxiliar administrativo. Trabajas en una pequeña empresa de suministros de oficina. Redacta un correo electrónico corto y formal para recordar a un cliente que tiene una factura pendiente de pago que venció hace 5 días. Incluye espacios entre corchetes [ ] para que yo pueda rellenar el número de factura, el importe y el nombre del cliente."

¿Por qué funciona bien este prompt?

• Rol: Define la función (auxiliar administrativo).

• Contexto: Explica el tipo de empresa (suministros de oficina).

• Tarea: Pide una acción concreta (redactar un correo de recordatorio de pago).

• Formato y límites: Especifica el tono (formal), la longitud (corto) y la estructura de los datos (campos entre corchetes).

Resultado que te dará Gemini:

Asunto: Recordatorio de pago - Factura pendiente nº [Número de factura]

Estimado/a [Nombre del cliente],

Le escribimos desde [Nombre de tu empresa] para saludarle y recordarle de manera amigable que la factura nº [Número de factura], correspondiente a su último pedido de material de oficina, venció el pasado [Fecha de vencimiento].

El importe pendiente asciende a [Importe en €].

Adjunto a este correo encontrará nuevamente una copia de la factura. Le rogamos que nos envíe el comprobante de pago una vez realizada la transferencia a la cuenta [Número de cuenta bancaria].

Si ya ha realizado el pago en los últimos días, le pedimos que desestime este mensaje. Quedamos a su disposición para cualquier duda.

Atentamente,

[Tu Nombre]

Departamento de Administración

[Nombre de tu empresa]